Guide för arrangörer
Så arrangerar du en välgörenhetsgolfdag
En välgörenhetsgolfdag är egentligen tre uppdrag samtidigt: att fylla startfältet, att samla in pengar runt omkring rundan och att sköta själva golfen så att prisutdelningen börjar i tid. Den här guiden går igenom varje skede i den ordning arrangörer möter dem, från att välja datum till att göra upp med klubben.
En utskrivbar checklista med faserna, tidsplanen och tävlingsdagens lista från den här guiden.
En välgörenhetsdags sex skeden
Steg 1
Bestäm format och insamlingsmål först
Bestäm hur mycket dagen ska dra in innan du bokar något, för målet styr alla följande beslut. De flesta välgörenhetsdagar använder ett lagformat som fyrmannascramble eller bästboll-poängbogey, eftersom det inte straffar långsamma spelare och låter blandade lag ha roligt på banan. Sätt en anmälningsavgift per lag och lista sedan förväntade intäkter från sponsring, lotteri och tävlingar på banan för att se att kalkylen håller.
Steg 2
Boka bana, datum och mat
Klubbar släpper datum för välgörenhetsdagar långt i förväg, och vardagar är oftast billigare och lättare att få än helger. Be om kanonstart om fältet är tillräckligt stort: när alla slutar samtidigt blir prisutdelningen mycket enklare. Få skriftligt vad priset per person täcker — greenfee, fika vid ankomst, mat efteråt, vagnar — och kontrollera minimiantal spelare och sista avbokningsdag.
Steg 3
Säkra sponsorer innan anmälan öppnar
Det är sponsringen som ger de flesta välgörenhetsdagar sina pengar, och den säljer bäst medan huvudpaketet fortfarande är ledigt. Vanliga upplägg är en dagssponsor, hålsponsorer på varje tee samt pris- och lotterigivare som bidrar med varor i stället för pengar. Skriv ett enkelt underlag på en sida med pris per nivå och vad sponsorn får, så att ett företag kan tacka ja utan möte.
Steg 4
Öppna anmälan och håll en enda lista
Publicera en enda anmälningslänk och använd den överallt, i stället för att samla namn via mejl, meddelanden och en papperslista i shopen. Fråga direkt efter det du behöver senare: lagnamn, spelarnas namn och handicap, specialkost och en kontaktperson för lagkaptenen. När fältet är fullt, håll en väntelista — välgörenhetsdagar tappar lag till jobbkalendrar oftare än man tror.
Steg 5
Planera dagen timme för timme
Skriv ett schema och dela det med klubben, sponsorerna och lagkaptenerna. Det vanliga mönstret är en timmes registrering med fika, en genomgång, kanonstart och cirka fem timmar senare maten med lotteri och prisutdelning. Bestäm i förväg vem som sköter registreringen, vem som säljer lotter och vem som dömer tävlingen på par 3-hålet, så slipper du leta funktionärer klockan åtta på morgonen.
Steg 6
Räkna resultaten och avsluta i tid
Prisutdelningen är det som avgör om dagen känns välorganiserad, och den hänger helt på att resultaten finns. Att samla in resultat under spelets gång tar bort väntan medan någon summerar papperskort, och gör det möjligt att visa en liveresultattavla i klubbhuset, vilket dessutom hjälper bar och lotteri. Skicka sedan slutresultatet till alla lag tillsammans med insamlad summa — det meddelandet säljer nästa års tävling.
En rimlig tidsplan
En typisk tidsplan för en första välgörenhetsdag. Klubbar och organisationer skiljer sig åt, så se det som en utgångspunkt och inte en regel.
Fyra till sex månader innan
Sätt insamlingsmål och format, boka bana och datum och bekräfta vad priset per person täcker.
Tre månader innan
Kontakta dags- och hålsponsorer, samla in priser och lotterivinster och förbered anmälningssidan.
Sex till åtta veckor innan
Öppna anmälan, marknadsför via organisationens och klubbens kanaler och starta väntelistan när fältet är fullt.
De sista två veckorna
Bekräfta antal och specialkost med klubben, sätt lag och startlista, tryck sponsorskyltar och informera funktionärerna.
Checklista för tävlingsdagen
- Registreringsbord med laglista, extra pennor och växelkassa till lotteriet
- Sponsorskyltar på rätt tee innan första laget slår ut
- Resultathanteringen uppsatt och testad, med en utsedd ansvarig för resultaten
- Markeringar för närmast hål och längsta drive utsatta, med sätt att notera vinnarna
- Lotteri- och auktionspriser framme, med fungerande kortterminal eller kassa
- Slutgiltigt antal, specialkost och mattid bekräftade med klubben
Frågor om välgörenhetsgolfdagen
- Vilket format fungerar bäst för en välgörenhetsgolfdag?
- Scramble i fyrmannalag är det vanliga valet. Alla spelar vidare från bästa bollen, så nybörjare håller aldrig upp gruppen och rundorna blir klara ungefär samtidigt. Bästboll-poängbogey är det vanliga alternativet när de flesta har handicap och individuella resultat ska räknas.
- Hur mycket bör anmälningsavgiften per lag vara?
- Utgå från klubbens pris per person inklusive mat och lägg på den marginal ditt mål kräver. Att räkna baklänges från insamlingsmålet är mer tillförlitligt än att välja en jämn siffra, och det visar sponsorerna vart pengarna går.
- Hur långt i förväg bör man boka?
- Fyra till sex månader är bekvämt för en första tävling. Populära klubbar släpper sina välgörenhetsdatum tidigare, och marginalen betyder mest för sponsringen, som tar längre tid att få klar än anmälningarna.
- Hur samlar man in pengar utöver anmälningsavgifterna?
- Vanliga tillägg är hålsponsring, ett lotteri eller en tyst auktion under maten, tävlingar på banan som närmast hål och längsta drive, samt en utmaning mot klubbens pro. Var för sig ger de lite, tillsammans överträffar de ofta anmälningsavgifterna.
- Hur undviker man att resultaträkningen försenar prisutdelningen?
- Samla in resultaten under rundan i stället för efteråt. Om lagen registrerar sina resultat i mobilen medan de spelar är resultaten klara när sista bollen kommer in, och du kan visa en liveresultattavla i klubbhuset under maten.
Sköt själva golfen
RoundHQ tar hand om dagens operativa halva: anmälan av lag online med väntelista, incheckning, resultat från vilken mobil som helst utan app och en liveresultattavla för skärmen i klubbhuset. Det finns ett gratispaket för ett enstaka evenemang.