Ratgeber für Organisatoren
Wie man einen Charity-Golftag organisiert
Ein Charity-Golftag besteht eigentlich aus drei Aufgaben gleichzeitig: das Feld füllen, rund um die Runde Geld sammeln und das Golf so organisieren, dass die Siegerehrung pünktlich beginnt. Dieser Ratgeber geht jede Phase in der Reihenfolge durch, in der Organisatoren ihr begegnen — von der Terminwahl bis zur Abrechnung mit dem Club.
Eine druckbare Checkliste mit den Phasen, dem Zeitplan und der Liste für den Turniertag aus diesem Ratgeber.
Die sechs Phasen eines Charity-Golftags
Schritt 1
Zuerst Format und Spendenziel festlegen
Entscheide vor jeder Buchung, wie viel der Tag einbringen soll, denn das Ziel bestimmt alle weiteren Entscheidungen. Die meisten Charity-Tage nutzen ein Teamformat wie den Vierer-Scramble oder Betterball-Stableford, weil das langsamere Spieler mitnimmt und gemischte Teams die Runde genießen lässt. Lege einen Startpreis pro Team fest und liste die erwarteten Einnahmen aus Sponsoring, Tombola und Platzwettbewerben auf, damit du siehst, ob die Rechnung aufgeht.
Schritt 2
Platz, Termin und Verpflegung buchen
Clubs geben Termine für Charity-Tage weit im Voraus frei, und Termine unter der Woche sind meist günstiger und leichter zu bekommen als am Wochenende. Frage nach einem Kanonenstart, wenn das Feld groß genug ist: Wenn alle gleichzeitig fertig sind, wird die Siegerehrung deutlich einfacher. Lasse dir schriftlich bestätigen, was der Preis pro Person enthält — Greenfee, Verpflegung bei der Ankunft, Essen danach, Carts — und kläre Mindestteilnehmerzahl und Stornofrist.
Schritt 3
Sponsoren gewinnen, bevor die Anmeldung öffnet
Beim Sponsoring verdienen die meisten Charity-Tage ihr Geld, und es lässt sich leichter verkaufen, solange das Hauptpaket noch frei ist. Üblich sind ein Tagessponsor, Loch-Sponsoren für jedes Tee sowie Preis- und Tombola-Spender, die Sachleistungen statt Geld geben. Schreibe ein einseitiges Paket mit Preisen und Gegenleistungen, damit eine Firma ohne Meeting zusagen kann.
Schritt 4
Anmeldungen öffnen und eine einzige Liste führen
Veröffentliche einen einzigen Anmeldelink und nutze ihn überall, statt Namen über E-Mail, WhatsApp und eine Papierliste im Pro-Shop zu sammeln. Erfasse gleich das, was du später brauchst: Teamname, Namen und Handicaps der Spieler, Unverträglichkeiten und einen Kontakt für den Teamkapitän. Ist das Feld voll, führe eine Warteliste — Charity-Tage verlieren häufiger Teams an Terminkalender, als man denkt.
Schritt 5
Den Tag Stunde für Stunde planen
Schreibe einen Ablaufplan und teile ihn mit Club, Sponsoren und Teamkapitänen. Üblich sind eine Stunde Registrierung mit Snack, ein Briefing, der Kanonenstart und rund fünf Stunden später das Essen mit Tombola und Siegerehrung. Kläre vorher, wer die Registrierung übernimmt, wer Lose verkauft und wer den Wettbewerb am Par 3 auswertet, damit morgens um acht niemand nach Helfern sucht.
Schritt 6
Die Runde werten und pünktlich abschließen
An der Siegerehrung entscheidet sich, ob der Tag gut organisiert war — und dafür müssen die Ergebnisse vorliegen. Werden die Scores digital erfasst, während gespielt wird, entfällt das Warten auf das Addieren der Zettel, und eine Live-Bestenliste im Clubhaus fördert nebenbei Bar- und Tombola-Umsatz. Schicke danach allen Teams das Endergebnis und den Spendenbetrag — diese Nachricht verkauft das Turnier im nächsten Jahr.
Ein sinnvoller Zeitplan
Ein typischer Ablauf für einen ersten Charity-Tag. Clubs und Organisationen unterscheiden sich, betrachte das also als Ausgangspunkt und nicht als Regel.
Vier bis sechs Monate vorher
Spendenziel und Format festlegen, Platz und Termin buchen und klären, was der Preis pro Person enthält.
Drei Monate vorher
Tages- und Loch-Sponsoren ansprechen, Preise und Tombola-Spenden organisieren und die Anmeldeseite vorbereiten.
Sechs bis acht Wochen vorher
Anmeldung öffnen, über die Kanäle der Organisation und des Clubs werben und bei vollem Feld die Warteliste starten.
Die letzten zwei Wochen
Teilnehmerzahlen und Unverträglichkeiten mit dem Club bestätigen, Teams und Startliste erstellen, Sponsorenschilder drucken und Helfer briefen.
Checkliste für den Turniertag
- Registrierungstisch mit Teamliste, Ersatzstiften und Wechselgeld für die Tombola
- Sponsorenschilder an den richtigen Tees, bevor die erste Gruppe startet
- Scoring eingerichtet und getestet, mit einer benannten Person für die Ergebnisse
- Markierungen für Platzwettbewerbe gesetzt, inklusive Möglichkeit zur Erfassung der Sieger
- Tombola- und Auktionspreise aufgebaut, mit funktionierendem Kartenleser oder Kasse
- Endgültige Zahlen, Unverträglichkeiten und Essenszeit mit dem Club bestätigt
Fragen zum Charity-Golftag
- Welches Format eignet sich am besten für einen Charity-Golftag?
- Ein Scramble mit Vierer-Teams ist die übliche Wahl. Alle spielen vom besten Ball weiter, sodass Anfänger die Gruppe nie aufhalten und die Runden ähnlich lang dauern. Betterball-Stableford ist die gängige Alternative, wenn die meisten ein Handicap haben und Einzelergebnisse zählen sollen.
- Wie hoch sollte das Startgeld pro Team sein?
- Rechne vom Preis pro Person inklusive Verpflegung aus und addiere die Marge, die dein Ziel erfordert. Vom Spendenziel rückwärts zu rechnen ist verlässlicher als eine runde Zahl und zeigt Sponsoren genau, wohin ihr Geld fließt.
- Wie lange im Voraus sollte man buchen?
- Vier bis sechs Monate sind für ein erstes Turnier komfortabel. Beliebte Clubs vergeben Charity-Termine früher, und die zusätzliche Zeit zählt vor allem beim Sponsoring, das länger dauert als die Anmeldungen.
- Wie sammelt man über das Startgeld hinaus Geld?
- Üblich sind Loch-Sponsoring, eine Tombola oder stille Auktion beim Essen, Platzwettbewerbe wie Nearest to the Pin und Longest Drive sowie eine Beat-the-Pro-Herausforderung. Jedes für sich ist klein, zusammen übertreffen sie oft die Startgelder.
- Wie verhindert man, dass das Scoring die Siegerehrung verzögert?
- Erfasse die Ergebnisse während der Runde statt danach. Wenn Teams ihre Scores unterwegs am Handy eintragen, stehen die Ergebnisse fest, sobald die letzte Gruppe hereinkommt, und im Clubhaus läuft während des Essens eine Live-Bestenliste.
Das Golf selbst organisieren
RoundHQ übernimmt die operative Hälfte des Tages: Online-Anmeldung für Teams mit Warteliste, Check-in, Scoring von jedem Handy ohne App-Installation und eine Live-Bestenliste für den Bildschirm im Clubhaus. Für ein einzelnes Event gibt es einen kostenlosen Tarif.